Księgowość sp. z o.o. – na co zwracać uwagę i jak wybrać biuro rachunkowe?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to druga najczęściej wybierana forma prowadzenia firmy w Polsce, zaraz po jednoosobowej działalności. W samym tylko 2020 roku zarejestrowano ich aż 16 323. W tym artykule dowiesz się, na co zwracać uwagę podczas wybierania oferty biura rachunkowego, aby zagwarantować sobie idealnie dopasowany model współpracy, bezpieczeństwo oraz odpowiednie ceny.

Jak wybrać biuro księgowe do prowadzenia sp. z o.o.?

Powadzenie działalności w formie spółki z o.o. może mieć wiele przewag nad jednoosobową działalnością i spółkami cywilnymi bądź jawnymi. Mimo to spółka nie może korzystać z uproszczonych form księgowości i od samego początku działalności musi prowadzić tak zwaną pełną księgowość opartą o księgi rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości i Krajowych Standardów Rachunkowości.

Ze względu na konieczność posiadania wiedzy o rachunkowości do rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy często zlecają to zadanie biuru rachunkowemu. Jednak przed wyborem wykonawcy zlecenia warto poświęcić chwilę, żeby określić swoje oczekiwania wobec niego. Najtańsza oferta na rynku niekoniecznie je spełni, a niektóre oferty z górnej półki również mogą być nieadekwatne do profilu działalności mniejszych spółek, które nie mają dużych obowiązków sprawozdawczych.

Certyfikaty, kwalifikacje i ubezpieczenie OC

Od 10 sierpnia 2014 r. usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych może prowadzić praktycznie każdy przedsiębiorca. Ustawa o rachunkowości nie wymaga od niego absolutnie żadnego wykształcenia ani licencji. Z tego powodu warto zweryfikować, jakie doświadczenie ma osoba, której chcemy zlecić prowadzenie naszej dokumentacji i we własnym zakresie ocenić, czy nam odpowiada.

Mniejsze spółki mogą być rzetelnie obsłużone już nawet przez samodzielnego księgowego (stopień II) albo aspirującego do tej roli księgowego (stopień I).

Natomiast przy działalności na większą skalę, przy działalności produkcyjnej, gdzie wchodzą w grę skomplikowane naliczania kosztów produkcji lub gdy twoje sprawozdanie finansowe będzie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta, możesz wymagać, żeby spółkę obsługiwały osoby posiadające kwalifikacje na poziomie głównego księgowego (stopień III) i kontrolowały poprawność zapisów.

Obecnie nie ma oficjalnych dróg uzyskiwania kwalifikacji przez księgowych, a certyfikaty wydają prywatne firmy lub instytucje szkoleniowe. Z bardziej renomowanych można wyróżnić Stowarzyszenie Księgowych w Polsce (SKwP), które jest uznawane za najbardziej rzetelną instytucję potwierdzającą kwalifikacje księgowych.

Oprócz tego każde biuro rachunkowe prowadzące pełne księgi ma obowiązek posiadać polisę ubezpieczenia OC dla biur rachunkowych o sumie gwarancyjnej minimum 10 000 euro i za każdym razem należy poprosić biuro o jej ujawnienie. Niektóre podmioty oprócz podstawowej ochrony ubezpieczają się też dodatkowo na wyższe kwoty lub w zakresie czynności doradztwa podatkowego oraz rozliczeń kadrowo-płacowych.

Wymiana dokumentów z biurem rachunkowym

Dobra współpraca pomiędzy spółką z o.o. a biurem rachunkowym może wystąpić tylko przy dobrym systemie obiegu dokumentów. Standardowo większość biur przyjmuje faktury i inne papiery przez e-mail, osobiście w postaci fizycznej i pocztą, ale niektórzy księgowi są w stanie wyjść z czymś więcej i udostępnić całą platformę internetową dla klienta, na której można wrzucać dokumenty, monitorować stan pracy i przeglądać rozliczenia.

Obecny stan prawny pozwala na całkowicie zdalną obsługę i nawet jeżeli masz faktury papierowe, to księgowości wystarczą ich skany lub zdjęcia. Dobre biuro korzysta również z automatycznych systemów OCR, które potrafią rozczytać dane ze zdjęć, dzięki czemu unikamy mozolnej pracy polegającej na przepisywaniu danych.

Na pełnych księgach oprócz faktur musimy też ewidencjonować stan rachunków bankowych i operacji na nich, więc sprawdź, jakie formaty wyciągów oferuje twój bank. Jeżeli masz dostęp do formatu MT940 lub SEPA XML, to program wykorzystywany przez biuro może być w stanie zaimportować transakcje automatycznie i obniża ilość pracy oraz ceny.

Istotne jest też, co ty otrzymujesz od biura i jak często. Standardowo otrzymujesz zestawienie podatków do zapłaty, ale dobrze dogadać się z biurem, aby udostępniało też rachunek zysków i strat za cały miesiąc oraz bilans na ostatni dzień miesiąca, dzięki czemu możesz opierać decyzje zarządcze na podstawie realnych danych finansowych spółki, a nie własnych kalkulacji ad hoc. Czasami biura rachunkowe naliczają opłatę dodatkową za elementy sprawozdania w zależności od poziomu automatyzacji.

Dobre biuro rachunkowe wychodzące naprzeciw potrzebom klienta może w większości programów księgowych ustawić automatyczne schematy generowania bilansu oraz rachunku zysków i strat bezpośrednio z danych w księgach i być w stanie dostarczyć je na każdy moment z zastrzeżeniem, że otwarte okresy sprawozdawcze mogą nie wykazywać wszystkiego na odpowiednich pozycjach bilansu.

Przejrzyste i jasne warunki

Nic tak nie psuje relacji biznesowych, jak moment, gdy biuro i przedsiębiorca kłócą się o 100 zł w rozliczeniu, gdy przez firmę przelatują dziesiątki tysięcy złotych miesięcznie. Jeszcze przed zawarciem umowy należy uzgodnić cały zakres cen za usługi w taki sposób, żeby przedsiębiorca rozumiał, za co płaci i był w stanie samodzielnie oszacować koszty księgowości. Jednocześnie cennik powinien być elastyczny, żeby firma mogła rosnąć, a dokumentów przybywać.

Dobre biura rachunkowe mogą zaoferować lepsze ceny dzięki stosowaniu automatyzacji i robotyzacji niektórych procesów księgowych, ale należy szczególnie uważać na ceny wręcz dumpingowe znacznie poniżej średniej rynkowej. Mało etyczne biura mogą świadczyć usługę po łebkach i przyciągać klientów bardzo niskimi stawkami, ale później koszt poprawiania po takiej księgowości może znacznie przewyższyć pozorną oszczędność.

Oprócz cen istotne jest też, żeby obie strony w pełni rozumiały zawartą umowę. Przy outsourcingu księgowości zarówno biuro rachunkowe, jak i jego klient mogą swoim działaniem lub zaniechaniem doprowadzić do szkód, więc należy w niej tak ustalić obowiązki, by było jasne wszystko, co strona wnosi do współpracy.

Kontakt z księgowym

Przy pełnej księgowości bardzo często występują sytuację, w których trzeba coś ustalić. Księgowy może nie być w stanie samodzielnie zaklasyfikować niektórych słabo opisanych faktur albo przelewów z niejasnym tytułem. Podobnie przedsiębiorca czasami może nie wiedzieć, jak powinien dokumentować część operacji, dlatego istotne jest też to, jak wygląda komunikacja i jaka jest dostępność księgowych.

Zazwyczaj biura rachunkowe oferują kontakt przez e-mail i telefon. O ile maila można wysłać zawsze, o tyle w przypadku telefonu warto ustalić, na jakich warunkach i w jakich godzinach można się kontaktować. W biurach bez sekretariatu, gdzie dzwonisz bezpośrednio do księgowych, ciągłe zasypywanie pracowników telefonami może negatywnie wpłynąć na efekty i dokładność ich pracy ze względu na ciągłe zmiany kontekstu i brak możliwości skupienia, więc warto ustalić, w jakich godzinach i z jak ważnymi sprawami używamy telefonu, a kiedy lepiej wysłać maila.

Pamiętajmy też, że księgowi nie są doradcami podatkowymi i nie mogą świadczyć usług doradczych, więc przed rozpoczęciem współpracy trzeba ustalić zakres, w jakim mogą odpowiadać na pytania, a także ewentualnie opłaty za konsultacje. Proste pytania o księgowość albo dane w systemie powinny być obsługiwane w ramach usługi, ale gdy twoja sprawa wymaga kalkulacji albo analizy, to biuro może doliczyć czas spędzony nad tym jako osobną pozycję na fakturze.

Jeżeli twoja firma zatrudnia pracowników, którzy kontaktują się z księgowością, to warto też ustalić protokół i zasady bezpieczeństwa informacji. Raczej nie chcesz, żeby każdy, kto dzwoni do księgowego i przedstawia się jako pracownik firmy, mógł uzyskać wszystkie informacje finansowe o działalności. Dlatego powinno się uzgodnić, z jakich adresów e-mail i z jakich numerów telefonów można bezpiecznie założyć, że rozmawia się z osobą upoważnioną.

Rozwiązywanie sporów i reklamacji

Nawet przy dobrej współpracy mogą pojawić się zgrzyty. Dlatego umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych powinna jasno przedstawiać proces reklamacji usługi i zasady rozwiązywania sporów. Zazwyczaj w umowach preferuje się, żeby na początku rozwiązywać konflikty na drodze negocjacji i próby ustalenia kompromisu, co nie zawsze będzie możliwe, więc zwróć też uwagę, który sąd będzie sądem właściwym do rozwiązywania spraw, ponieważ wtedy ewentualne pozwy trzeba kierować właśnie tam.

Dobrze również ustalić procedurę zakończenia umowy. W takiej sytuacji biuro rachunkowe powinno wydać ci wszystkie dokumenty oraz księgi, jakie posiada, ale niekoniecznie pełne zbiory danych zawierające np. schematy automatycznego księgowania. Mimo że obowiązek wydania dokumentacji jest z mocy prawa, bo to twoja firma jest właścicielem dokumentów, to i tak nie zaszkodzi, jeżeli wspomnimy o tym w umowie, uwzględniając zakres i formę wydawanych zbiorów.

Współpraca z biurem rachunkowym – podsumowanie

Zanim podejmiesz współpracę z biurem rachunkowym, zbadaj, czy spełnia ono wszystkie twoje oczekiwania oraz negocjuj z nim warunki. To, jak biuro będzie cię traktować podczas tego procesu przed zawarciem umowy, pokaże ci też, z jakim zaangażowaniem będzie obsługiwało twoją spółkę w jej trakcie.

Gdy zdecydujesz się podjąć współpracę, przeczytaj bardzo dokładnie umowę oraz dopytaj się o wszystko, co nie jest jasne. Gdy będziesz gotowy, to możesz zacząć korzystać z usług biura rachunkowego w pełni świadomie.